A 2015. évi CCXXII 21/a § törvény értelmében az elektronikus dokumentum ugyanolyan joghatással bír, mint a papíralapú dokumentum. Az Európai Uniós és magyar jogszabályok értelmében az elektronikusan aláírt és a papír alapú dokumentum joghatása között nincs különbség, azaz, az elektronikusan aláírt dokumentumot eredetiként kell kezelni, ha az a papír alapú dokumentumról a 451/2016 55. §  kormányrendelet alapján készült. Az elektronikusan aláírt dokumentum befogadása nem tagadható meg pusztán arra való hivatkozással, hogy annak formája elektronikus. Erről szintén az Európai Uniós (eIDAS Rendelet) és magyar jogszabályok is rendelkeznek. Természetesen előfordulhat, hogy a befogadói oldal erről nem tud, így akár jóhiszeműen megtagadja a befogadást. Ebben az esetben fel szoktuk hívni a figyelmet a jogszabályokra. Az elektronikus másolat nem garantálja, nem is garantálhatja, hogy az eredeti papír alapú okirat adattartalma helyes e vagy sem.

Érvényes szolgáltatói szerződés és másolatkészítési szabályzat megléte esetén valószínűleg igen, DE mindenképpen kérje tanácsunkat, mert dokumentumtípus és adott eset függvénye.

Igen, a rendszer alkalmas engedélyeztetési folyamatokra is, akár több szinten is. Ezt indexadathoz tartozó jogosultsággal tudjuk beállítani.

Valóban felhőben történik a dokumentumok hitelesítése, tárolása. A Microsoft Azure szerverparkban többszöri biztonsági mentés készül a dokumentumokról, a megsemmisülés, sérülés esélye elenyésző. Ezen kívül saját, biztonsági mentés alkalmazható akár naponta, vagy hetente, havonta, évente, egy egyszerű export gombbal. Így akár saját szerveren, saját adathordozókon is tárolható, a hitelesített dokumentum

Egy egyszerű exporttal. Az így letöltött állomány hordozza a tanúsítványt, a dokumentumok aláírással, időbélyeggel ellátottak. A hiteles dokumentumok mellett egy csv formátumú adattáblázat is letölthető.

Ez inkább belső adatkezelési szabályzat ad választ. A jelenlegi technológiát le tudjuk képezni DOQdrive rendszerbe. Amennyiben lehetőséget kapunk a munkafolyamatokba való betekintésre, szívesen segítünk ebben.

Példa: szkennelést követően, az illetékes személy (akinek erre jogosultsága van) feltölti a szerverről a PDF dokumentumot a DOQdrive rendszerbe, majd hitelesíti a feltöltött dokumentumo(ka)t, indexálja azokat, igény esetén visszakeresi

Igen, tetszőlegesen konfigurálható a mappa struktúra, cégre szabhatók a dokumentumtípusok, ezek láthatósága, elérhetősége pedig felhasználónkként szabályozható.

A feltöltött nagy mennyiség között is egyszerűen kereshetünk vissza, egyrészt az alapértelmezett adatok segítségével, ilyenek: feltöltő személy neve, feltöltés időpontja, eredeti csatolmány neve, egyedi azonosító. Másrészt a szabadon kialakított indexadatok alapján számlák esetében példa: számla sorszáma, partner neve, számla kelte, teljesítés dátuma stb. Harmadrészt pedig az OCR karakterfelismerő is segítségünkre lehet, mely beolvas minden nyomtatott betűt így akár indexálás nélkül is kereshetünk a feltöltött állományban.

Igen, indexadatokkal rögzíthető a dokumentum „életútja” Mikor érkezett, mikor lett iktatva, engedélyezve, utalva, könyvelve van-e és ha szükséges, hogy mikor. Ezek alapán tudunk keresni is. Az archiváló rendszer nem nézi tartalmilag a feltöltött dokumentumokat, így azt sem, hogy van-e esetleg duplikáció.

Igen, a rendszeren belül logikai kapcsolat alakítható ki egy gazdasági esemény dokumentációi között. Címkével összerendezhető egy folyamat pl.: árajánlat – megrendelő – szerződés – számla – TIG – fénykép. A címke lehet ügyszám, megrendelés szám, ügyfélazonosító vagy projektszám akár.

A költséges és visszakövethetetlen papíralapú dokumentum mozgatásával szemben a DOQdrive rendszerből egy gombnyomással elküldheti ügyfelének a hiteles számlát. Adjon hozzáférést könyvelőjének, így azonkívül, hogy nem kell egy munkatársnak munkaidőben a könyvelendő anyaggal, majd az esetleges hiánypótlással könyvelőhöz mennie, számára is megkönnyíti az adatrögzítést, a felvitt adatok exportálhatóságával.

Az adatrögzítést elvégezheti egy egyszerű kijelöl – másol – beilleszt parancs sorral, így az adatrögzítés sokkal gyorsabb és pontosabb. Visszatérő, eleve elektronikus dokumentumról pedig sablonnal automatizálható az adatrögzítés.

Igen, az első rendszerbeállítás alkalmával kollégánk teljeskörű rendszerbemutató tart. Későbbiekben így szabadon módosítható a fiók, hozható létre új dokumentumtípus vagy mappa. Amennyiben eléri a szerződésben foglalt maximum feltöltés számot, jelez a rendszer és máris bővíthető a csomag.

Egyedi mobilapplikációnk segítségével olyan fényképet készíthet, mely akár egy bírósági eljárásban is perdöntő lehet.
A hiteles kép lényege, hogy a készítést követően rögzül a kép készítőjének személye, a kép készítésének időpontja, valamint a pontos GPS koordináta.

Ezen adatokkal együtt a kép bekerül a végső tárhelyére a felhőbe, ahol azonnal hitelesítésre kerül, azaz ellátjuk elektronikus aláírással és időbélyeggel! Így a kép készítését követően másodpercekkel később megszűnik a módosítás lehetősége és teljes bizonyító erővel fog rendelkezni, hogy ki, mikor és hol készítette az adott képet!